AOK Intranet

Die AOK ist mit rund 3 Millionen Versicherten die größte Krankenkasse in Niedersachsen.  
Sie zeichnet sich besonders durch ihren guten Service, ein dichtes Geschäftsstellennetz und Beratungsmöglichkeiten im Internet oder per Telefon aus.

Um ihre Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und ihnen den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen zu ermöglichen, setzte die AOK bisher ein Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint 2013 ein. Mit der Zeit änderten sich die Anforderungen der AOK und die Umsetzung eines neuen, modernen Intranets wurde angestrebt.

Ziel der AOK war es, ihr damaliges Intranet auf Basis von SharePoint 2013 unverändert in SharePoint 2019 umzusetzen. Jedoch sollte es kein Intranet im klassischen Sinne werden, sondern auch als Wissensmanagement fungieren. Hierbei sollte das kumulierte Know-How der Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit, beispielsweise im Kundengespräch, zur Verfügung gestellt werden. Gemeinsam mit dem Projektteam der Alight wurden die Strukturen im Design und Aufbau des Intranets in diversen Anforderungsworkshops neu definiert. Hierdurch kam es zu der Erkenntnis, das neue Intranet auf Basis von SharePoint 2019 Modern anstelle von classic zu entwickeln, um die Anforderungen besser abbilden zu können.

„Die Entscheidung für SharePoint modern hat sich schon jetzt bewährt, da wir viel flexibler auf interne Anpassungen reagieren und Anforderungen besser darstellen können. Die kompetente Beratung der Alight war hier entscheidend, so dass wir uns heute über ein zukunftsfähiges Intranet freuen.“

Doris Lungenstraß
Marketingleiterin AOK Niedersachsen

Das Intranet der AOK war sehr stark geschachtelt und hierarchisch aufgebaut. Es bestand aus einer Webseitensammlung mit vielen darunter liegenden Pages. Eine moderne und cloudfähige Lösung sieht aber eine flache Struktur mit vielen Gruppierungen von Websites und keinen Unterseiten vor. Entsprechend wurde hier eine On Premise-Lösung mit neuer Struktur realisiert, die dennoch – wie auch das neue Intranet – bereits vollständig cloudfähig ist, um ggf. für einen späteren Wechsel in die Cloud gut aufgestellt zu sein.

Das Intranet wurde in drei große Hauptbereiche unterteilt. Der erste Bereich stellt die Abbildung der Organisationsstruktur dar. Der zweite Hauptbereich ist ein Themenbereich. Hier sind alle relevanten Informationen rund um Unternehmen, Versicherung, Leistungen und weitere Informationen abgelegt. Der dritte und letzte Hauptbereich ist der Kollaborationsbereich für den aktiven Austausch der Mitarbeitenden.

Bei der Entwicklung des Intranets wurden viele verschiedene Zusatzmodule entwickelt. Unter anderem ein eigenes Mega Menü, ein Webpart, um Seiteneigenschaften zu ändern, ein Suchcenter, zentral definierte und personalisierbare Favoriten und Quicklinks und viele weitere Bausteine. Auf dieser Basis wurde das Intranet der AOK schrittweise aufgebaut. Die News der AOK wurden in globale News, Bereichsnews und lokale News unterteilt, welche auf der Startseite angezeigt werden können.

Dadurch dass die MySite, eine Seite in welcher Mitarbeitende sich selbst darstellen können, in SharePoint 2019 lediglich in der klassischen Variante verfügbar ist, wurde hier eine eigene Profilseite entwickelt, wodurch die Mitarbeitenden der AOK die Möglichkeit haben ihre Profile in einem modernen „look and feel“ darzustellen.  
Neben der Entwicklung des neuen Intranets gab es auch weitere zusätzliche Aufgaben. Zum einen wurde die SharePoint 2019 Farm in der Test- und Produktionsumgebung aufgebaut. Zum anderen wurden die Seiteninhalte nahezu vollständig aus dem vorherigen Intranet in das neue Intranet migriert und das, obwohl sich die Strukturen komplett geändert haben. Hierfür wurden eigens erstellte Skripte verwendet. Weiterhin wurde ein Bereich hinzuentwickelt (Navigator Wissen), welcher die Mitarbeitenden mit einem Gesprächsleitfaden bei Kundengesprächen unterstützt.

Zusammenfassend konnte das AOK Intranet durch eine sehr gute und agile Zusammenarbeit im Projekt erfolgreich umgesetzt werden. Die nächsten Aufgaben bestehen in der kontinuierlichen Weiterentwicklung und dem Support des Intranets.

Als erstes großes Projekt nach der zentralen Einführung einer neuen Cooperate Identity, kann das eingeführte Intranet der AOK Niedersachsen ab sofort im neuen Grün erstrahlen.