Einführung Microsoft Teams​

Als führender Technologieanbieter im industriellen 3D-Druck von Metallen und Kunststoffen, stellt die 1989 gegründete EOS GmbH, mit über 1.250 Mitarbeitern verteilt auf sieben Technologiezentren weltweit, ein international agierendes Unternehmen dar.

Mit mittlerweile 15 Standorten und einer wachsenden Zahl an Partnern und Kunden stellte die Zusammenarbeit eine immer größer werdende Herausforderung dar. Eine einheitliche Struktur mit klar definierten Zuständigkeiten und eine weltweite Vernetzung war zwingend erforderlich.

Durch die Einführung von Microsoft Teams wurde eine zentrale Plattform für Besprechungen, Chats, Notizen, Austausch von Dateien und Aufgabenplanungen standortübergreifend ermöglicht, um die Kommunikation und die Kollaboration intern und extern zu fördern.

Hervorzuheben ist die schnelle und agile Einführung von Microsoft Teams. Die Konzept- und Entwicklungsphase dauerte rund zwei Monate, gefolgt von einer Pilotphase von weiteren zwei Monaten. Das Go Live kam für alle zum perfekten Zeitpunkt, kurz vor der durch die COVID-19-Pandemie verursachte langfristige Homeoffice-Phase. Die rasche Akzeptanz von MS Teams wurde dadurch stark unterstützt.

„Teams wurde gerade rechtzeitig vor der CORONA Krise eingeführt und hat das virtuelle Arbeiten aus dem Homeoffice super unterstützt. Die Mitarbeiter aus den Fachbereichen im Projekt waren sehr motiviert neue Tools einzuführen.“

Alexander Kinast
Director Global Information Technology bei EOS

Zu Projektbeginn wurden die Pilot-Keyuser definiert, bestehend aus den Pilotgruppen und Ansprechpartnern. Schulungen waren der Grundstein, um Anforderungen aufzunehmen und daraus ein fachliches Konzept zu erstellen. Anschließend wurden ca. 20 Pilotteamräume (150 Pilotuser) erstellt. Zum Beispiel hat die IT das IT-Portfolioboard und die KANBAN Boards mit Planner abgebildet und damit die manuellen Boards abgelöst. Status Meetings werden jetzt über Teams mit Unterstützung von Planner durchgeführt, in dem die Checklisten einer „Definition of Done“ entsprechen.

Den technischen Kern der Lösung stellt eine zentrale SharePoint-Seite zur Abwicklung der Antragstellung in Microsoft Teams und zur Unterstützung der Anwender bei jeglichen Fragen dar. Listen, Teams und Planner wurden gemeinsam gestaltet, wobei zur Generierung von Teams und Planner ein Powershell-Job zur Anwendung kam. Die eigene Generierung der MS Teams wurde deaktiviert, um die Qualität und die Übersicht sicherzustellen.

Zur automatisierten Anlage von Microsoft Teams mit Hilfe der Graph API wurde eine einheitliche Struktur definiert. Die Anbindung von MS OneNote als eigener Reiter, die Anlage eines verknüpften MS Planner pro Team, sowie die Erzeugung von standardisierten Buckets und Tasks, schaffen hier gemeinsam mit MS Teams die Grundlage eines ganzheitlichen Prozesses. Die CI und die Gestaltung der SharePoint-Seiten wurden individuell an EOS angepasst, um einen einheitlichen Auftritt zu ermöglichen. Durch eine agile Arbeitsmethodik wurde MS Teams stetig erweitert und ermöglicht so eine fortlaufende Optimierung der Prozesse.

Im Zuge der technischen Umsetzung der Teams-Einführung wurde das Azure-AD Profil der Mitarbeiter um zusätzliche Informationen (z.B. einem Foto) erweitert. Die Sicherheitseinstellungen für das Azure-AD, MS Teams, OneDrive, SharePoint sowie für die Zusammenarbeit mit Externen wurden überarbeitet und durch eine Multifaktor-Authentifizierung abgesichert. Dabei wurde jeder Schritt eng mit dem Datenschutz, der Informationssicherheit und dem Betriebsrat abgestimmt.

Zahlreiche weitere Aufgaben und Vorhaben gingen Alight und EOS gemeinsam an: Ein Schulungskonzept sowie Hilfestellungen für Keyuser und Enduser wurden entworfen. Des Weiteren wurden den Anwendern eine Plattform für FAQ’s, ein Diskussionsforum sowie How-to-Videos und Präsentation zur Verfügung gestellt, um eine nachhaltige Nutzung zu gewährleisten.

Ein Konzept für den Betrieb und den Umgang mit den Teams wurde entwickelt. In einem Kommunikationskonzept wurden Blog-Artikel, News, regelmäßige Mailings und weitere Materialien gemeinsam aufbereitet.

Hervorzuheben ist die überaus gute Teamleistung zwischen allen EOS-Kollegen und Alight. Nur gemeinsam konnte das Projekt so zielgerichtet, erfolgreich und schnell umgesetzt werden.