Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft Office 365 & Microsoft SharePoint
DMS bei Alight
Bei Alight setzen wir das Dokumentenmanagement bevorzugt auf der Basis von Microsoft SharePoint oder SharePoint Online von Office 365 um. Dabei bauen wir auf den Microsoft SharePoint Standard auf und ziehen Add-ons hinzu. Die Add-ons entwickeln wir entweder für den Kunden individuell oder nutzen die bereits anwendungsspezifischen Lösungen von Herstellern wie d.velop und Solutions2Share.
Seit Gründung von Alight unterstützen wir Kunden unterschiedlicher Branchen bei der Umsetzung eines DMS. Vor allem im Vertrags- sowie Richtlinienmanagement greifen wir auf zahlreiche Erfahrungen im Handel, der Produktion und der Automobilbranche zurück und geben diese gern an unsere Kunden weiter.
Warum SharePoint & Office 365?
SharePoint & Microsoft 365
SharePoint stellt die ideale Basis für die Umsetzung eines Dokumentenmanagements dar. Warum? Die Funktionalitäten eines DMS sind bereits weitestgehend in Microsoft SharePoint bzw. Office 365 angelegt. Ob On-Premises oder Online, in beiden Fällen ist die Ablage von Dokumenten möglich, die Erfassung von Metadaten sowie die Versionierung erleichtern die Suche, Berechtigungen können vergeben und eine Archivierung eingerichtet werden. Zusammen mit der Offlinefähigkeit stellt dies einen bunten Strauß an vorkonfigurierten Funktionalitäten dar, die bereits im Standard von SharePoint und Office 365 verfügbar sind. Nach Einrichtung der Basiskomponenten kommen weitere Stärken von SharePoint zur idealen Umsetzung eines DMS zum Einsatz. Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern werden in Listen und Bibliotheken geführt, mehrere Anwender können zusammen in Dokumenten arbeiten, eine Kommunikation und Interaktion kann darüber stattfinden sowie mögliche Kalendereinträge oder Termine können dazu generiert werden. Das Gesamtpaket könnte kaum besser dafür geeignet sein, weshalb sich Alight bei der Umsetzung von Dokumentenmanagementsystemen auf SharePoint bzw. Office 365 spezialisiert hat.
Technologien
Alight implementiert Dokumentenmanagementsysteme außschließlich auf der Basis von SharePoint oder Office 365. Dabei findet die komplette Datenhaltung in Dokumentenbibliotheken und Listen von Sharepoint (Online) statt.
Erweiterungen basieren auf den Microsoft Patterns and Practises (PnP) und im Office 365 Umfeld auf der Microsoft Graph API. Desweiteren kommen je nach Komplexität Komponenten von Azure, Webservices, Webjobs sowie Oberflächen basierend auf Javascript oder SharePoint Framework (SPFx) hinzu.
Was zeichnet Alight aus?
Was zeichnet unsere Projekte im Bereich DMS aus? Alight unterstützte vor allem bei Lösungen im Bereich Richtlinienmanagement und Prozessportale die Großunternehmen mit mehrerer 10.000 Mitarbeitern. Sowohl der Umfang solcher Lösungen als auch die gewünschten Details eines jeden Konzerns brachten enorm viel Erfahrungsschatz bei der Umsetzung mit sich. So durfte Alight das Richtlinienmanagement des Automobilkonzerns MAN migrieren, welcher mehrere hundert Firmen in hierarchischen Abhängigkeiten dazu befähigte Richtlinien konzernweit auszurollen und für die Sicherstellung der Freigabe zu sorgen. Detaillierte Informationen über die Reimplementierung eines umfangreichen Portals zur Richtlinienverwaltung bei MAN SE finden Sie in unserer Case Study „House of Policies“.
SharePoint Funktionalitäten
SharePoint bietet neben den typischen DMS-Funktionalitäten im Standard zusätzliche Funktionen, welche die Zusammenarbeit an Dokumenten unterstützen.
Zusammenarbeit
Alight nutzt für die Umsetzung SharePoint-basierter DMS die Kompetenzen seiner Partner. Der Vorteil besteht darin, die jeweiligen Stärken eines jeden zielgenau in den entsprechenden Kundenprojekten einzusetzen.
Solutions2Share
Sobald der Faktor Collaboration bzw. Zusammenarbeit im Vordergrund steht, kommt unser Partner Solutions2Share zum Einsatz. Ebenso bei Kunden mit einer hohen individuellen Komponente ihrer Dokumentenportale nutzen wir gern die Stärken unseres Dienstleisters. Die speziellen Anpassungen eines jeden Kunden, in unterschiedlichen Branchen und mittlerem Komplexitätsgrad können optimal durch die Produktlösungen von Solution2Share umgesetzt werden. In der Case Study zu unserem Kunden Pieris erfahren Sie mehr darüber.
Aktenverwaltung
d.velop
Wenn die Organisation des DMS in Akten die zentrale Struktur ist, wird unser Partner d.velop mit der Lösung ecspand hinzugezogen. Als Beispiel wird häufig das Vertragsmanagement als aktenbasierte Lösung umgesetzt. Es hat den Zweck sämtliche Metadaten in Bezug auf Verträge abzubilden und die Stärken eines ECM nutzbar zu machen. Für diesen und andere Einsatzbereiche unterstützt uns d.velop mit einer ausgereiften Lösung rund um das Management der Aktenverwaltung. Dabei steht die Digitalisierung einer Personal– oder Kundenakte ebenso im Fokus wie eine moderne Verwaltung in Behörden, Banken und Krankenkassen. Dabei können die Lösungen von d.velop umfangreiche und komplexe Sachverhalte im Bereich Aktenverwaltung und Vertragsmanagement kundenspezifisch abbilden. Möchten Sie hierzu mehr wissen? Dann lesen Sie gern hier im Whitepaper von d.velop nach.
