Modern Intranet & Secure Collaboration

Getrennte Ablagen, aufwändige Abstimmungsprozesse und zeitraubende Suchen. Vor diesen Problemen stand wie viele andere unser Kunde Pieris Pharmaceuticals GmbH.

Durch die Einführung des neuen Intranets auf Office 365 mit SharePoint Online und Microsoft Teams in Kombination mit dem Alight Digital Workplace sowie sinnvoller Partner-Lösungen von Solutions2Share und Sintel gehören diese Hürden im täglichen Arbeitsalltag der Vergangenheit an.

Durch das starke Wachstum des Biotechnologie-Unternehmens in der Immuntherapie mit seinen Standorten in Hallbergmoos und Boston wurden klare Definitionen und Spielregeln im Bereich der internen Zusammenarbeit über die verschiedenen Standorte und vor allem mit den zahlreichen Partnern aus Wirtschaft und Forschung notwendig.

Die bereits im Einsatz befindlichen Microsoft Cloud-Dienste mit den Möglichkeiten der Selfservices für Zusammenarbeit boten viele Freiräume, um schnell gemeinsam arbeiten zu können. Dies ließ den Mitarbeitern jedoch zu viele Möglichkeiten ihre eigenen Strukturen aufzubauen, sodass zahlreiche Informationssilos entstanden. Es war eine Herausforderung für den Mitarbeiter, einen Überblick über den Arbeitstag zu erhalten.

So wurde das Projekt „Pieris Intranet und Site Provisioning“ mit Alight als Dienstleister im Bereich Konzeption, Realisierung, Schulung und Support erfolgreich umgesetzt.

„Durch klare Vorgaben und Automation sind unsere Informationen sicher. Mitarbeiter erhalten einfach und schnell neue Teamräume mit der passenden Struktur und die Arbeit der IT wurde dadurch erheblich reduziert. Alight hat die Microsoft Cloud-Dienste optimal an unsere Business-Prozesse angepasst und uns durch Schulungen sowie Support perfekt auf die neue Arbeitswelt vorbereitet.“

Thomas Straßner
IT-Leiter bei Pieris

Das mit SharePoint Online realisierte Pieris Intranet mit den modernen Hub- und Communication Sites bietet für jede Abteilung einzelne Bereiche an, die jederzeit im Alight Mega Menu angezeigt werden. Auf der Intranet Startseite erscheinen die wichtigsten News, aktuelle Messen und Forschungsveranstaltungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen und deren publizierter Inhalt.

Das Definieren eines gemeinsamen Wortschatzes zur Verschlag-wortung von Dokumenten, Meetings, aber auch aller virtuellen Räume stellte einen Meilenstein für die klare Struktur und Vereinfachung der gemeinsamen Ablagen dar.

Neben dem Einsatz des Alight Partnerprodukts Solution2Share Collaboration Manager für die vorlagenbasierte Provisionierung der Microsoft Teams und SharePoint Sites für Projekte, Allianzen und Meetings inklusive deren Berechtigungen wurden zwei weitere zentrale Bausteine durch Alight realisiert: das Alight Mega Menu für eine strukturierte, überall erreichbare Navigation und der Alight Digital Workplace zur Unterstützung eines jeden Mitarbeiters bei der täglichen Arbeit.

Jeder Mitarbeiter hat jetzt als persönliches Cockpit seinen digitalisierten Schreibtisch erhalten. Durch den Einsatz von Task Management je Gruppe bietet der Digital Workplace eine Zusammenfassung aller Aufgaben, zuletzt bearbeiteter Dokumente, wichtigen Apps sowie den genutzten Team Sites und Microsoft Teams.

Unter dem Reiter „ME“ werden alle eigenen Dokumente, Teams und Sites, Apps und Aufgaben verwaltet. Zentraler Bestandteil ist eine durchsuchbare Aufgabenliste mit allen aggregierten, offenen Aufgaben und Terminen aus Microsoft Planner, Outlook und SharePoint über alle Teams und SharePoint Räume hinweg.

Zusammenfassend war die umfangreiche Realisierung des Pieris Intranets und die Einführung des Digital Workplace im Jahr 2019 ein spannender und lehrreicher Prozess.

Der standortübergreifenden Kommunikation und einer sicheren Zusammenarbeit – auch mit Externen – steht in diesem Zuge nichts mehr im Weg, und unterstützt so den internationalen Wachstumskurs von Pieris.