Étude de cas AOK

Unternehmenslogo der AOK Niedersachsen

Intranet AOK

Avec environ 3 millions de personnes assurées, AOK est la compagnie d’assurance santé la plus importante de Basse-Saxe.
Elle est reconnue pour son service d’excellence, un réseau étendu d’agences et des services de consultation accessibles via Internet ou par téléphone.

Pour faciliter les activités quotidiennes de ses employés et leur offrir un accès aux documents et informations importants, AOK utilisait précédemment un système intranet basé sur Microsoft SharePoint 2013. À mesure que le temps passait, les exigences de AOK ont évolué, ce qui a suscité la réflexion sur la mise en œuvre d’un nouvel intranet moderne.

AOK avait pour but de migrer son intranet basé sur SharePoint 2013 vers SharePoint 2019 sans apporter de modifications. Cependant, l’idée n’était pas simplement d’en faire un intranet traditionnel, mais aussi de le transformer en un système de gestion des connaissances. L’objectif était de mettre le savoir-faire accumulé par les employés à leur disposition pour leurs activités quotidiennes, notamment lors des échanges avec les clients. En collaboration avec l’équipe du projet Alight, les contraintes de conception et de structure pour l’intranet ont été redéfinies lors de diverses sessions de recueil des exigences. Cela a entraîné la décision que le nouvel intranet serait développé sur la base de SharePoint 2019 moderne, au lieu de la version classique, afin de mieux refléter ces exigences.

« Le choix d’implémenter SharePoint moderne s’est révélé être une décision judicieuse, parce qu’il nous permet d’apporter des adaptations internes de manière plus flexible et de mieux répondre aux exigences. Le conseil compétent d’Alight a joué un rôle décisif, et nous sommes extrêmement satisfaits d’avoir un intranet tourné vers l’avenir ».

Doris Lungenstraß
Marketingleiterin AOK Niedersachsen

La structure de l’intranet de AOK était très complexe et hiérarchique. Il était composé d’une collection de pages web avec de nombreuses sous-pages. Cependant, une solution moderne basée sur le cloud proposerait une structure plate avec de multiples regroupements de sites web et aucune sous-page. En conséquence, une solution sur site avec une nouvelle structure a été mise en place dans ce cas, et elle était néanmoins – tout comme le nouvel intranet – complètement compatible avec le cloud, afin d’être bien préparée pour une éventuelle transition ultérieure vers le cloud, si nécessaire.

Par la suite, l’intranet a été divisé en trois principales sections. La première section représentait la cartographie de la structure organisationnelle. La deuxième grande section était dédiée à une zone thématique. C’est là que toutes les informations pertinentes sur l’entreprise, l’assurance, les avantages et autres étaient stockées. La troisième et dernière section principale concernait la zone de collaboration pour l’échange actif entre les employés.

Pendant le développement de l’intranet, de multiples modules supplémentaires ont été mis au point. Ces modules comprenaient un méga-menu dédié, une partie web pour modifier les propriétés des pages, un centre de recherche, des favoris définis de manière centralisée et personnalisable, des liens rapides, ainsi que de nombreux autres modules. Sur cette base, l’intranet d’AOK a été construit étape par étape. Les sections d’actualités de l’AOK ont été divisées en actualités mondiales, actualités régionales et actualités locales, toutes pouvant être affichées sur la page d’accueil.

Comme My Site, une page dans laquelle les employés pouvaient se présenter, était uniquement disponible dans la version classique de SharePoint 2019, une page de profil distincte a été développée à cet effet, offrant ainsi aux employés d’AOK la possibilité de présenter leurs profils avec une apparence « look and feel » moderne.
Outre le développement du nouvel intranet, d’autres tâches supplémentaires ont été effectuées. L’une de ces tâches était la mise en place de la ferme SharePoint 2019 dans l’environnement de test et de production. Une autre tâche consistait à migrer la quasi-totalité du contenu des pages de l’ancien intranet vers le nouvel intranet, même si les structures avaient complètement changé. Des scripts spécialement créés ont été utilisés à cette fin. De plus, une section (connaissance du navigateur) a été intégrée pour aider les employés en leur fournissant des directives de conversation pendant les appels avec les clients.

En résumé, l’intranet de AOK a été mis en œuvre avec succès grâce à une très bonne collaboration agile dans le cadre du projet. Les futures tâches consisteront à assurer le développement continu et le support de l’intranet.

En tant que premier grand projet après la mise en œuvre centrale d’une nouvelle Cooperate Identity (identité de coopération), l’intranet mis en place par AOK de Basse-Saxe peut désormais briller dans sa nouvelle couleur verte.

AOK Niedersachsen (Basse-Saxe)

L’AOK, acteur incontournable en tant que plus grande caisse d’assurance maladie publique de Basse-Saxe, a son siège social à Hanovre, en Allemagne. Elle fournit des soins de santé à environ 3 millions de personnes assurées à travers le pays. Avec une présence s’étendant du littoral de la mer du Nord aux sommets des montagnes du Harz, cet organisme d’assurance compte plus de 100 agences et emploie environ 6 800 collaborateurs. AOK s’appuie sur des concepts innovants et des solutions numériques pour garantir des soins de qualité à ses assurés.

Alight Conseil

L’entreprise Alight Consulting GmbH vous permet de mettre en œuvre des solutions durables pour les employés, les clients, les parties intéressées et les partenaires dans le domaine de Microsoft SharePoint. Pour atteindre cet objectif, nos consultants se tiennent à votre disposition avec leur vaste savoir-faire technique et leur expérience de projets dans le domaine des grandes et moyennes entreprises.