MAN House of Policies

La remise en place d’un portail complet de gestion des politiques pour le groupe MAN SE et ses sous-groupes est une étape importante et essentielle vers la transparence, la conformité et un processus de mise en œuvre simple et fiable.

Avec le portail MAN House of Policies (HoP), les asymétries d’information et le contrôle difficile et complexe des politiques ne sont plus qu’un mauvais souvenir. Les politiques sont disponibles en quatorze langues et sont adaptées aux conditions locales.

« Avec House of Policies, nous avons créé une excellente solution pour la gestion des politiques du groupe MAN. Grâce à la mise en œuvre personnalisée, elle peut être exploitée très efficacement. Je suis particulièrement heureux des réactions positives que nous avons reçues de tous les groupes d’utilisateurs. »

Boris Fey
Projektleiter MAN SE

La migration du portail existant vers le nouveau HoP a représenté un défi pour toutes les personnes concernées. Le processus de promulgation complexe et les différents types de politiques devaient être conformes à l’entreprise, faciles à utiliser et présentés de manière claire. Parmi ces politiques figurent les directives de MAN SE, les directives de ses sous-groupes et les directives de l’entreprise. La chaîne d’approbation nécessaire mais extensive devait être garantie et respectée.

La facilité d’utilisation est assurée dès le départ. La première fois que l’employé s’inscrit sur le MAN HoP, une page s’ouvre où il est possible de lui attribuer une entreprise. Par ailleurs, il peut choisir sa langue préférée pour l’interface utilisateur ainsi que pour les documents. De plus, il est possible de choisir d’autres langues pour l’affichage des directives si la langue préférée n’est pas disponible.

La page d’accueil a une apparence sobre pour faciliter la vue d’ensemble. Les actualités sont affichées à l’aide d’un curseur (slider). La gestion des actualités permet de configurer les actualités en cours. La fonction de recherche est l’élément central de la page d’accueil. Elle permet à l’employé de rechercher dans « Mes politiques » ou dans toutes les directives MAN SE. Afin de simplifier la recherche, il est possible de l’affiner par type (groupe, sous-groupe ou politiques d’entreprise du groupe), par domaine règlementaire ou par champ d’application et par langue. De plus, une recherche prédéfinie peut être sauvegardée et à nouveau consultée. L’administrateur peut transformer sa recherche privée en recherche publique, accessible à tous.

L’onglet « Mes politiques » permet à l’employé de voir toutes les politiques qui sont valables pour lui et qui ont passé avec succès le processus de promulgation nécessaire. Par ailleurs, un ordre logique est très important pour nous. L’employé voit d’abord toutes les politiques de l’entreprise, puis les politiques des sous-groupes. En cas de modifications neutres et rédactionnelles, la visibilité reste intacte. Lorsque le contenu d’une version majeure est modifié, il est nécessaire d’obtenir l’approbation de tous les organes de direction de la chaîne d’approbation. En attendant, la version modifiée ne sera pas visible par l’employé.

Le HoP dispose également d’une recherche dans les archives avec toutes les directives qui sont actuellement valides ou non valides. Cette fonction permet de filtrer pour une certaine période et de voir ainsi quelle directive était valable pour l’entreprise dans le passé.

Le domaine du reporting indique où se trouvent les politiques spécifiques dans les différents sous-groupes ou entreprises et si les organes de direction ont donné un retour d’information au cours du processus de promulgation d’une politique.

Les autorisations des utilisateurs sont spécifiques à la gestion des droits de l’entreprise et sont exécutées par l’administrateur. Pour faciliter la communication, il est possible d’envoyer une notification à l’utilisateur en fonction du rôle qui lui a été attribué.

La remise en œuvre approfondie du MAN HoP a été un processus intéressant et informatif pour les deux parties. L’interface plus conviviale complète le projet réussi et permet une gestion simple et fiable ainsi que le respect de toutes les politiques de la MAN.

« Dans un environnement très dynamique, Alight a toujours été en mesure de répondre de manière flexible et efficace aux demandes de changement de notre département et de les mettre en œuvre avec succès. »

Gordon Petersen
IT Projektleiter