Gestion des documents basée sur Microsoft Office 365 et Microsoft SharePoint
DMS chez Alight
Chez Alight, nous préférons mettre en œuvre la gestion documentaire sur la base de Microsoft SharePoint ou SharePoint Online, d’Office 365. Nous nous basons sur la norme de Microsoft SharePoint et y ajoutons des compléments, que nous développons spécifiquement pour nos clients ou que nous sélectionnons parmi des solutions déjà existantes chez des fabricants tels que d.velop et Solutions2Share.
Depuis la création d’Alight, nous avons accompagné des clients de différents secteurs dans la mise en place d’un système de gestion de documents (DMS). Nous avons une expertise particulière dans la gestion des contrats et des politiques, acquise grâce à nos expériences avec des entreprises de différents secteurs tels que le commerce, la production et l’industrie automobile, que nous sommes ravis de partager avec nos clients.
Pourquoi SharePoint et Office 365 ?
SharePoint et Microsoft 365
SharePoint est la base idéale pour la mise en œuvre de la gestion électronique des documents. Pourquoi ? Microsoft SharePoint et Office 365 offrent déjà de nombreuses fonctionnalités d’un système de gestion de documents (DMS). Que ce soit sur site ou en ligne, les deux offrent la possibilité de stocker des documents, d’enregistrer des métadonnées et de gérer les versions pour faciliter la recherche, ainsi que d’attribuer des autorisations et de configurer l’archivage. Avec la capacité de travailler hors ligne, cela offre une variété de fonctionnalités pré-configurées déjà disponibles dans SharePoint standard et Office 365. Après avoir installé les éléments de base, SharePoint offre des avantages supplémentaires pour une mise en place optimale d’un système de gestion de documents (DMS). Les documents ne sont pas simplement stockés, mais sont également organisés dans des listes et bibliothèques, ce qui permet à plusieurs utilisateurs d’y travailler ensemble. La communication et l’interaction peuvent se faire via ces documents, et les éventuelles entrées de calendrier ou rendez-vous peuvent être créés pour eux. L’ensemble global convient parfaitement à cet usage, c’est pourquoi Alight s’est spécialisé dans la mise en place de systèmes de gestion de documents sur SharePoint et Office 365.
Technologies
Alight met en œuvre des systèmes de gestion documentaire exclusivement sur la base de SharePoint ou d’Office 365, toutes les données étant stockées dans des bibliothèques et des listes de documents SharePoint (Online).
Les compléments sont basés sur les modèles et pratiques de Microsoft (PnP) et, dans l’environnement Office 365, sur l’API Microsoft Graph. En outre, en fonction de la complexité, des composants d’Azure, des services web, des tâches web et des interfaces basées sur JavaScript ou SharePoint Framework (SPFx) sont ajoutés.
Qu'est-ce qui caractérise Alight ?
Qu’est-ce qui distingue nos projets dans le domaine du DMS ? Alight a principalement soutenu de grandes entreprises comptant plusieurs dizaines de milliers d’employés en leur proposant des solutions dans le domaine de la gestion des politiques et des portails de processus. La portée de ces solutions et les détails souhaités pour chaque entreprise ont apporté une expérience considérable à la mise en œuvre. Par exemple, Alight a pu migrer la gestion des politiques du groupe automobile MAN, ce qui a permis à plusieurs centaines d’entreprises hiérarchiquement dépendantes de déployer des politiques dans l’ensemble du groupe et d’en assurer la diffusion. Des informations détaillées sur la remise en œuvre d’un portail complet pour la gestion des politiques chez MAN SE sont disponibles dans notre étude de cas « House of Policies ».
Fonctionnalités de SharePoint
Au-delà des fonctionnalités typiques de la DMS, SharePoint offre, dans sa version standard, des fonctions supplémentaires qui favorisent la collaboration sur les documents.
Coopération
Alight utilise les compétences de ses partenaires pour la mise en œuvre de DMS basés sur SharePoint. Ainsi, les forces respectives de chacun peuvent être utilisées avec précision dans les projets des clients correspondants.
Solutions2Share
Lorsque la collaboration devient un enjeu clé, notre partenaire Solutions2Share prend le relais. Nous avons recours aux compétences de notre prestataire de services pour répondre aux besoins individuels de nos clients en matière de portails de documents. Les solutions produits de Solution2Share permettent une mise en œuvre optimale des adaptations spécifiques à chaque client, dans différents secteurs et avec un degré de complexité moyen. Pour en savoir plus, consultez l’étude de cas de notre client Pieris.
Gestion des fichiers
d.velop
Si l’organisation des fichiers est la structure clé du système de gestion de documents, nous faisons appel à notre partenaire d.velop et sa solution ecspand. Par exemple, la gestion des contrats est souvent mise en œuvre sous la forme d’une solution basée sur des fichiers. Son objectif est de cartographier toutes les métadonnées relatives aux contrats et de rendre utilisables les atouts d’un ECM. Pour ce domaine d’application et d’autres, d.velop nous apporte une solution mature pour tous les aspects de la gestion des fichiers. Ainsi, la numérisation d’un dossier personnel ou d’un dossier client est tout autant au centre des préoccupations qu’une administration moderne dans les autorités, les banques et les compagnies d’assurance-maladie. Les solutions de d.velop permettent d’appréhender des situations extensives et complexes dans le domaine de l’administration des dossiers et de la gestion des contrats d’une manière personnalisée. Vous voulez en savoir plus ? Nous vous invitons à consulter le rapport de d.velop disponible ici.
