Intranet Content Migration intelligent unterstützt – durch KI mit Azure Textanalysen

Viele Unternehmen gehen mit ihren historisch gewachsenen Intranets derzeit in die Microsoft Cloud, um ein modernes Mitarbeiterportal zu realisieren, das die Potenziale der neuen Dienste nutzt.

Doch wie unterstützen Sie als Interne Kommunikation (IK) Ihre Autorinnen und Autoren bei der Content Migration?

Durch neue, meist themenorientierte Navigations- und Ablagestrukturen und das von Microsoft vorgegebene „flache Welt“ Prinzip anstelle hierarchischer „Strukturmonster“ mit vielen Unterwebsites müssen Autorinnen und Autoren ihre bestehenden Inhalte analysieren. Danach folgen meist langwierige Überlegungen, wohin diese in der neuen Content- und Verschlagwortungsstruktur umgezogen werden müssen. Hierfür werden seitens der Redaktion Mapping Listen erstellt, um die alte Struktur auf die neue Struktur, sowie die alten Schlagworte auf neue Schlagworte zu überführen.

Die Content Migration wird meist aufgrund der umfangreichen Re-Strukturierung Großteils manuell durchgeführt. Hierfür sind alle Autorinnen und Autoren zu schulen, um die neuen Strukturen und Schlagworte („Taxonomien“) zu verstehen und anwenden zu können. Der manuelle Aufwand des Umzugs und der Re-Verschlagwortung sind sehr hoch. Der Zeitdruck bei Autorinnen und Autoren neben dem Alltagsgeschäft ist es ebenfalls.

Entlastung bietet eine intelligent unterstützte Content Migration durch die Nutzung Cloud-basierter Künstliche Intelligenz (KI)-Dienste von Microsoft, wie den Azure Textanalysen.

• Der KI-Dienst analysiert den Original Seiten-Text, und fasst dessen Essenz kurz zusammen. Er bewertet und identifiziert die Hauptaussagen in unstrukturiertem Text.

• Der KI-Dienst findet vom Unternehmen wichtige Begriffe in Texten, beispielsweise Schlüsselbegriffe und benannte Entitäten wie Personen, Produkte, Services, Standorte und Organisationen – basierend auf den eigens definierten Schlagworten (Taxonomien) und Schlüsselbegriffen, wie Produktnamen, Ortsangaben oder Prozessen.

Wie können Sie mit #Azure konkret als Interne Kommunikation (IK) Ihre Autorinnen und Autoren bei der Content Migration unterstützen?

Ein intelligenter Migrationsassistent präsentiert den Autorinnen und Autoren direkt auf einer Seite im Intranet seine Vorschläge zur neuen Ablage in der Struktur sowie eine passende Verschlagwortung, und erlaubt dabei bei Bedarf eine manuelle Anpassung des Ziels und der Schlagworte für den Content.

• Auf den Seiten wird – basierend auf den hinterlegten Mapping Listen für Struktur und Schlagworte – vorgeschlagen a) wohin der Content im Ziel soll und b) wie er neu verschlagwortet werden soll.

• Autorinnen und Autoren stimmen zu, oder passen manuell den Vorschlag an.

• Daraufhin werden die Inhalte der Seiten, Dokumente und integrierte Bilder automatisiert migriert, neu verschlagwortet und verlinkt.

• Abschließend kann der Inhalt qualitätsgesichert und optimiert werden.

Was sind zusammenfassend die Vorteile einer intelligent unterstützten Content Migration durch die Nutzung Cloud-basierter Künstlicher Intelligenz (KI)-Dienste von Microsoft?

Entlasten Sie Autorinnen und Autoren, steigern Sie die Qualität der Inhalte, und sparen Sie deutlich Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung der Migration.

• Der Schulungs- und Erklärungsbedarf für die Mapping Logik für Autorinnen und Autoren sinkt deutlich, ebenso der tägliche Zeitbedarf aller beim Sichten des alten Contents, sowie bei der Durchführung der eigentlichen Migration.

• Inhalte können schrittweise umgezogen und neu strukturiert werden.

• Ihre definierte Mapping Logik wird automatisch eingehalten, und muss weniger verifiziert werden. Content muss nachträglich weniger geändert werden.

Was sind Kosten sowie Voraussetzungen der Nutzung der Künstlichen Intelligenz (KI)-Dienste von Microsoft?

Bei Microsoft erfolgt eine verbrauchsabhängige Abrechnung des Cloud Basisdienstes. Ein Start ist gratis möglich, um erste aussagefähige Tests durchführen zu können, um das Management von dieser Content Migrationsmethode zu überzeugen.

Als Grundbedingung muss er erlaubt sein, den zu analysierenden Content an den Cloud-Dienst von Microsoft in der EU-Cloud zeitweise temporär zu senden.

Am einfachsten ist das Zusammenspiel mit den Basisdiensten SharePoint Online und Power Automate Flow, sowie den in Ihrer eigenen EU-Cloud Azure Umgebung, in der eine von Alight bereitgestellte Anwendung für den Migrationsassistent mit den Mapping-Tabellen und dem Abgleich der Schlagwortlisten (Taxonomien/ Termstore) zeitweise gehostet wird.

Aber auch interne, ältere SharePoint Intranets, sowie auch andere Plattformen, können – wenn die Schnittstelle in die Cloud freigeschalten ist – die Dienste nutzen.