Welche Features werden abgeschaltet?
Die folgenden Legacy-Funktionen werden nicht mehr unterstützt:
- Information Management Policies
- In-Place Records Management
- Document Deletion Policies (nur Löschung)
- Policies für Site Closure und Site Deletion (nur Löschung)
Diese Features verschwinden aus der Benutzeroberfläche und sind künftig auch nicht mehr programmatisch (z. B. über APIs) konfigurierbar. In späteren Phasen kann die Funktionalität auch im Backend vollständig entfallen.
Wichtig: Microsoft stellt keine automatische Migration bereit. Administratoren müssen bestehende Konfigurationen selbst analysieren und rechtzeitig auf moderne Alternativen umstellen.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Direkt betroffen sind Site Collection Administratoren und SharePoint-Admins, die eines oder mehrere dieser Features produktiv einsetzen. Die Migration zu den aktuellen Lösungen muss bis spätestens April 2026 abgeschlossen sein. Andernfalls drohen Compliance-Lücken, fehlende Aufbewahrungsregeln und Funktionsausfälle in produktiven Umgebungen.
Empfohlene Alternativen: Microsoft Purview
Microsoft empfiehlt den Wechsel auf die modernen, tenant-weit ausgerichteten Compliance- und Governance-Funktionen im Microsoft-Purview-Portfolio:
- Microsoft Purview Data Lifecycle Management
Zur zentralen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien über Microsoft 365 hinweg. - Microsoft Purview Records Management
Für die Verwaltung geschäftsrelevanter und rechtlich wichtiger Inhalte direkt in kollaborativen Umgebungen wie SharePoint Online und OneDrive. - Retention Labels und Retention Policies
Für automatisierte Aufbewahrungs- und Löschprozesse – unabhängig von einzelnen Sites.
Diese Lösungen bieten deutlich mehr Flexibilität, Automatisierung und Transparenz als die bisherigen site-scoped Ansätze.
Was ist jetzt konkret zu tun?
Um gut vorbereitet zu sein, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:
- Bestandsaufnahme: Prüfen, ob und wo Legacy-Compliance-Features in der eigenen Umgebung genutzt werden.
- Migrationsplanung: Einen klaren Fahrplan für die Umstellung auf Purview Data Lifecycle Management und Records Management definieren.
- Lizenz-Check: Sicherstellen, dass die benötigten Purview-Funktionen lizenziert sind (z. B. Microsoft 365 E5 für erweiterte Features).
- Konfiguration & Tests: Neue Richtlinien konfigurieren und ihr Verhalten gezielt testen (z. B. mit Policy- oder Label-Tests).
- Kommunikation: Fachbereiche und IT-Teams frühzeitig über neue Prozesse und Verantwortlichkeiten informieren.
Hintergrund und Motivation
Mit der Abschaltung der Legacy-Features verfolgt Microsoft das Ziel, Compliance- und Datenmanagement in Microsoft 365 zu vereinheitlichen. Statt isolierter Site-Konfigurationen setzt Microsoft konsequent auf zentrale, tenantweite Steuerung über Microsoft Purview. Das erhöht nicht nur die Konsistenz von Richtlinien, sondern verbessert auch Nachvollziehbarkeit, Automatisierung und Sicherheit.
Was bedeutet das konkret für mich?
Wenn du SharePoint-Admin bist:
Du solltest zeitnah prüfen, ob in deiner Umgebung noch Information Management Policies, In-Place Records Management oder einfache Löschrichtlinien eingesetzt werden. Diese Konfigurationen müssen aktiv identifiziert, dokumentiert und auf Purview-basierte Richtlinien migriert
werden.
Wenn du IT-Verantwortlicher oder Architekt bist:
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Governance-Strategie für Microsoft 365
zu überprüfen. Purview erfordert ein Umdenken von site-spezifischen Regeln
hin zu zentralen, tenantweiten Policies – inklusive klarer Verantwortlichkeiten und Prozesse.
Wenn du Compliance-, Datenschutz- oder Records-Manager bist:
Die Abschaltung bietet die Chance, Aufbewahrungs- und Löschkonzepte zu vereinheitlichen und transparenter umzusetzen. Frühzeitige Einbindung ist entscheidend, damit neue Labels und Policies fachlich korrekt definiert
werden.
Fazit
Wer SharePoint Online produktiv nutzt, sollte spätestens jetzt mit der Planung und Umsetzung der Migration beginnen. Die Umstellung auf Microsoft Purview ist nicht nur notwendig, um zukünftige Einschränkungen zu vermeiden, sondern bietet auch eine deutlich modernere und robustere Basis für Governance und Compliance in Microsoft 365.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, die Umstellung auf Microsoft Purview professionell und reibungslos umzusetzen – kommen Sie gerne auf uns zu, damit wir gemeinsam die Migration erfolgreich gestalten können.