In einem Projekt zur Einführung eines ERP-Rechnungsprozesses durch Cloud-Technologien haben wir SharePoint Online als cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt und durch Standardmodule von d.velop erweitert.
Grund für diese Integration war die Migration des SAP-Systems von On-Premises in die SAP Public Cloud. Dies erforderte eine neue DMS-Lösung, die nicht nur in ein reines Cloud-Modell passt, sondern auch nahtlos in das bestehende Microsoft 365-Ökosystem, einschließlich SharePoint und Teams, integriert werden kann.
d.velops Rolle
Die Produkte von d.velop komplettieren die vorhandenen DMS Fähigkeiten von SharePoint Online:
- d.velop documents for Microsoft 365
Stellt die in SharePoint gespeicherten Dokumente in einer nützlichen Aktenstruktur dar. Dadurch fällt der Umstieg von den gewohnten Papierakten auf elektronische Akten deutlich leichter. Eine damit verbundene automatische Verschlagwortung sowie eine Erweiterbarkeit durch Workflows erleichtern die tägliche Arbeit mit Dokumenten.
- d.velop smart Invoice
Die komplett eigenständige Lösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann auch SharePoint Online als Speicherort nutzen. Von der OCR Erkennung über die automatische Verschlagwortung bis zum eigenen konfigurierbaren Rechnungsworkflow liefert d.velop alles notwendig um diesen Standardprozesse eines DMS in SharePoint zugänglich zu machen.
E-Rechnung
- d.velop contracts for Microsoft 365
Der Verarbeitung von Vertragsmappen auf Basis SharePoint widmet d.velop ein eigenes Produkt. Die Erfassung unterschiedlicher Vertragstypen mit den entsprechend dynamischen Fristen bilden den Kern eines jeden Vertragsmanagements.
Alle Produkte nutzen SharePoint Online als Speicherort, so dass jegliche kundenspezifische Erweiterung im SharePoint Standard zusammen mit der mächtigen Power Platform realisiert werden können.
Prozess
Das gewählte DMS sollte alle für die Organisation relevanten Dokumente aufnehmen.
Die Relevanz wird dadurch definiert, welche Informationen sich innerhalb der Dokumente für die Organisation und ihre jeweiligen Stakeholder befinden.
Folgende Produkte wurden eingesetzt:
Vertragsmanagement:
Verwaltung und Organisation von Verträgen innerhalb der SharePoint-Umgebung, Verbesserung des Workflows und der Zugänglichkeit.
Rechnungsverarbeitung:
Nutzung von SharePoint zur Speicherung aller Rechnungen, wobei der Rechnungsprozess durch die Cloud-Services von d.velop, einschließlich OCR und Rechnungsworkflow-Funktionen, optimiert und erweitert wird.
Vertragsmanagement
Die Verwaltung und Organisation von Lieferantenverträgen wird durch unser DMS grundlegend verbessert. Bisher wurden bereits 300 Lieferantenverträge zentral im System erfasst und verwaltet. Dabei erfolgt eine Synchronisation der Lieferanten-Stammdaten direkt aus dem SAP, sodass die Daten stets aktuell und konsistent sind.
Darüber hinaus wurden spezialisierte Vertragstypen und deren zugehörige Klassifizierung eingerichtet. Diese umfassen beispielsweise Mietverträge, Versicherungs- und Serviceverträge, wodurch eine strukturierte und zielgerichtete Verwaltung ermöglicht wird.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Ein spezieller Workflow unterstützt die Lieferantenprüfung bei der Synchronisierung neuer Lieferanten und sorgt so für die notwendige Transparenz und Risikominimierung entlang der Lieferkette.
Rechnungseingang
Der Rechnungseingang wird durch automatisierte Prozesse effizienter gestaltet. Rechnungen, die per E-Mail im System eingehen, durchlaufen eine OCR-Erkennung, die die Rechnungsdaten zuverlässig ausliest. Die Integration mit SAP ermöglicht die Synchronisation der Stammdaten, wie z. B. Lieferanten- und Mandantendaten.
Ein intelligenter Workflow ergänzt die Rechnungen um alle SAP-relevanten Daten, darunter:
- Sachkonten, Kostenstellen, Anlagen, Projekte, Konten, Länder, Währungen, Steuerflüsse
- sowie spezielle Attribute wie Zahlsperren und Zahlwege.
Darüber hinaus erkennt das System automatisch Mahnungen, sodass eine Doppelanlage vermieden werden kann.
Ein zweistufiger Freigabe-Workflow, der sowohl eine sachliche als auch eine finanzielle Prüfung umfasst, gewährleistet eine sorgfältige Kontrolle vor der endgültigen Buchung im SAP. Die Integration in SAP erfolgt nahtlos, sodass die Prozesse durchgängig digital und effizient bleiben.
Für eine revisionssichere Archivierung inkl. Verfahrensdokumentation nach GoBD nutzen wir das Microsoft Compliance Center.
Das Projekt zielte darauf ab, eine moderne Informationsarchitektur mit intelligenten Suchfunktionen über Informationssilos hinweg zu schaffen.
Darüber hinaus sollte es dem Anwender die interne und externe Zusammenarbeit durch flexible Teamstrukturen und Projekte ermöglicht werden.
Schlüsselkomponenten des DMS umfassen einen innovativen Ansatz für den digitalen Arbeitsplatz, der Aufgaben, Meetings, Dokumente und Apps umfasst, sowie einen Fokus auf den Wissensaustausch innerhalb von Communities.
Künstliche Intelligenz spielte außerdem eine bedeutende Rolle bei der Erweiterung der Fähigkeiten des Systems.
Hier wurden Funktionen wie automatischer Übersetzung, Chatbots, virtuelle Agenten, Text- und Bilderkennung, Spracherkennung und maschinelles Lernen für eine umfassende digitale Transformation implementiert.
Das DMS muss außerdem sicherstellen, dass Rechnungen vollständig in d.velop buchbar sind, das SAP-Setup spiegeln und alle erforderlichen Felder berücksichtigen, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Das SAP-System spezifiziert zahlreiche Felder, welche übernommen werden mussten, wobei der Schwerpunkt auf Buchhaltungsprozesse und Steuerkonformität gelegt wurde.
Die Implementierungsschnittstelle mit SharePoint konzentriert sich darauf, den Workflow von eingehenden Rechnungen, Berichten und Erweiterungsmöglichkeiten für Notizen, Verträge und Korrespondenz zu optimieren.
Spezialisierte Azure-Funktion
Eine spezifische Azure-Funktion wurde entwickelt, um die Synchronisierung von Stammdaten und die Buchung von Rechnungen in der SAP-Cloud möglich zu machen. Diese maßgeschneiderte Lösung unterstreicht die technische Tiefe und Anpassungsfähigkeit der Integration, um sicherzustellen, dass alle Systeme effektiv kommunizieren und der Rechnungsprozess den erforderlichen Standards, einschließlich der für die Compliance, entspricht.
Ergebnisse:
Seit der Implementierung am 1. Januar 2023 hat das System erfolgreich über 5.000 Rechnungen verarbeitet, was der effektiven Zusammenarbeit zwischen d.velop smart Invoice, SharePoint Online und der SAP Public Cloud zu verdanken ist. Die Fähigkeiten des DMS wurden durch zusätzliche Module wie Vertragsmanagement weiter verbessert und zeugen von einem ganzheitlichen Ansatz für Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung in einer cloudzentrierten Umgebung.