De nombreuses entreprises déménagent actuellement leurs intranets historiquement développés vers Microsoft Cloud afin de réaliser un portail d’employés moderne qui exploite le potentiel des nouveaux services.
Le défi de la migration du contenu
Mais comment, en tant que service de communication interne (SCI), pouvez-vous aider vos auteurs à migrer leur contenu ?
En raison de nouvelles structures de navigation et de fichier principalement axées sur des sujets et du principe de « monde plat » spécifié par Microsoft au lieu de « monstres de structure » hiérarchiques avec de nombreux sous-sites, les auteurs doivent analyser leur contenu existant. Ceci est généralement suivi de longues réflexions sur l’endroit où ce contenu devrait être déplacé dans la nouvelle structure de contenu et d’indexation. À cette fin, l’équipe éditoriale crée des listes de correspondance pour transférer l’ancienne structure vers la nouvelle structure et les anciens mots-clés vers les nouveaux mots-clés.
La migration du contenu est généralement effectuée manuellement en raison de l’ampleur de la restructuration. Tous les auteurs doivent être formés à la compréhension et à l’utilisation des nouvelles structures et des nouveaux mots-clés (« taxonomies »). Le travail manuel lié au déplacement et à la recatégorisation est très important. Les auteurs sont également soumis à des contraintes de temps en plus de leur travail quotidien.
Une migration de contenu prise en charge de manière intelligente offre une solution grâce à l’utilisation de services d’intelligence artificielle (IA) basés sur le cloud de Microsoft, tels que les analyses de texte Azure.
- Le service d’IA analyse le texte de la page d’origine et en résume brièvement l’essentiel. Il évalue et identifie les principales affirmations dans un texte non structuré.
- Le service d’IA trouve des termes importants dans les textes de l’entreprise, par exemple des termes clés et des entités nommées telles que les personnes, les produits, les services, les lieux et les organisations – en fonction des mots clés spécialement définis (taxonomies) et des termes-clés, tels que les noms de produit, les détails d’emplacement ou les processus.
Assistance à la migration
Comment pouvez-vous soutenir spécifiquement vos auteurs dans la migration de contenu avec Azure en tant que Communication Interne (CI) ?
Un assistant de migration intelligent présente aux auteurs, directement sur une page de l’intranet, ses suggestions pour un nouveau stockage dans la structure et un mot-clé approprié, et permet d’ajuster manuellement la cible et les mots-clés pour le contenu si nécessaire.
- Sur les pages – sur la base des listes de correspondance stockées pour la structure et les mots-clés – il est suggéré a) l’emplacement du contenu dans la cible et b) la manière dont il doit être reclassé.
- Les auteurs approuvent ou adaptent manuellement la proposition.
- Le contenu des pages, des documents et des images intégrées est ensuite automatiquement migré, reclassé et lié.
- Enfin, le contenu peut faire l’objet d’un contrôle de qualité et d’une optimisation.
Avantages de l’aide de l’IA
En résumé, quels sont les avantages d’une migration de contenu intelligemment prise en charge à l’aide des services d’intelligence artificielle (IA) de Microsoft basés sur le cloud ?
Vous soulagez les auteurs, vous augmentez la qualité du contenu et vous gagnez un temps considérable lors de la préparation et de l’exécution de la migration.
- Le besoin de formation et d’explication de la logique de mappage pour les auteurs est considérablement réduit, de même que le temps quotidien nécessaire à chacun pour visualiser l’ancien contenu et effectuer la migration proprement dite.
- Le contenu peut être déplacé et restructuré étape par étape.
- La logique de mappage que vous avez définie est automatiquement respectée et nécessite moins de vérifications. Il y a moins de contenu à modifier par la suite.
Coûts et besoins
Quels sont les coûts et les exigences liés à l’utilisation des services d’intelligence artificielle (IA) de Microsoft ?
Chez Microsoft, la facturation du service cloud de base est basée sur l’utilisation. Un démarrage est possible gratuitement afin de pouvoir effectuer les premiers tests significatifs pour convaincre la direction de cette méthode de migration de contenu.
La condition de base est d’être autorisé à envoyer temporairement le contenu à analyser au service en nuage de Microsoft dans le nuage de l’UE.
Le plus simple est d’interagir avec les services de base SharePoint Online et Power Automate Flowainsi que dans votre propre Environnement Cloud Azure de l’UEoù est hébergée temporairement une application fournie par Alight pour l’assistant de migration avec les tables de correspondance et la synchronisation des listes de mots-clés (taxonomies/ termstore).
Mais les intranets SharePoint plus anciens, ainsi que d’autres plateformes, peuvent également utiliser les services si l’interface avec le cloud est activé.