Microsoft SharePoint bietet eine umfassende Palette an Funktionen, einschließlich zentralisiertem Dokumentenmanagement, Kollaborationstools, robusten Sicherheitsmaßnahmen und Workflow-Automatisierung.
Diese große Auswahl an anpassbaren Komponenten und die Kompatibilität mit Microsoft Office machen SharePoint zu einer vielseitigen Wahl für KMUs, die ihre Produktivität steigern und die Compliance sicherstellen möchten.
Folgende Vorteile bietet Ihnen SharePoint als Dokumentenmanagementsystem:
Zentralisierte Speicherung
SharePoint bietet ein zentrales Repository zur Speicherung von Dokumenten, was den Benutzern den Zugriff, das Teilen und das Verwalten von Dateien erleichtert. Diese Konsolidierung von Dokumenten stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf die neuesten Versionen der Dokumente zugreifen können.
Erweiterte Sicherheit und Berechtigungen
Mit SharePoint können Administratoren individuelle Berechtigungen einrichten und somit sicherstellen, dass sensible Informationen nur für autorisiertes Personal zugänglich sind. Dieses Sicherheitsniveau ist entscheidend für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und den Schutz geschäftskritischer Informationen.
Integration mit Microsoft Office
Die Integration von SharePoint mit Microsoft Office ermöglicht es Benutzern, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und gemeinsam zu bearbeiten, ohne das Office-Ökosystem zu verlassen. Diese Integration sorgt für einen reibungslosen Workflow und verbessert die Benutzerakzeptanz.
Anpassbare Workflows
Microsoft 365 ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, um dokumentenbezogene Prozesse wie Genehmigungen, Überprüfungen und Archivierungen zu automatisieren. Diese automatisierten Workflows reduzieren manuelle Aufgaben, verbessern die Effizienz und gewährleisten die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
Die Rolle von SharePoint bei der Sicherstellung der Datenschutzkonformität
Wie im vorhergehenden Artikel bereits erwähnt, ist die Datenschutzkonformität ein wichtiges Anliegen für Unternehmen, da Vorschriften wie die DSGVO und GDPdU strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Informationen setzen. SharePoint adressiert diese Themen durch Funktionen wie sichere Speicherung, Zugriffskontrollen, Prüfpfade, sowie einfache Datenabfrage und -löschung.
SharePoint für kleine und mittelständische Unternehmen
Für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Implementierung eines DMS zunächst kompliziert und aufwändig erscheinen.
Jedoch nicht mit SharePoint:
Die Kompatibilität mit Microsoft Office, kombiniert mit der Fähigkeit, die Plattform anzupassen und je nach Unternehmenswachstum zu skalieren, macht es zu einer idealen Wahl für KMUs, die ihr Dokumentenmanagement kosteneffizient verbessern möchten.
Zusätzlich bieten die cloudbasierten Optionen von SharePoint die Flexibilität, jederzeit und von überall auf Dokumente zuzugreifen, was die Zusammenarbeit und Produktivität in Remote-Teams fördert.
Die Basis eines jeden DMS ist die Klassifizierung und die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.
Zur Einhaltung sowohl der DSGVO als auch der GDPdU gehört die Fähigkeit, den rechtmäßigen Umgang mit Daten nachzuweisen und zu verifizieren.
M365 bietet hier mit den Retention Labels die Möglichkeit, Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren.
Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet die Einführung von SharePoint eine Investition in eine Zukunft, in der Informationen sicher verwaltet, Prozesse optimiert und die Compliance mühelos aufrechterhalten wird. Durch die Nutzung solcher innovativen Lösungen können sich KMUs auf Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit konzentrieren und die Feinheiten des Dokumentenmanagements und der Compliance ihrem vertrauenswürdigen DMS überlassen.