Als Pflanzenzüchtungs- und Biotechnologie-Unternehmen ist die 1856 gegründete KWS SAAT SE & Co. KGaA die Muttergesellschaft der KWS Gruppe und betreibt unter anderem die Vermehrung und den Vertrieb von Zuckerrüben- und Maissaatgut. Der KWS-Konzern ist weltweit der viertgrößte Saatguthersteller. Mit über 5300 Mitarbeitern finanziert sie die Grundlagenforschung sowie die Züchtung des Sortenspektrums der KWS Gruppe.

Mit mittlerweile 87 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften und der wachsenden Anzahl an Kunden, Partnern und Mitarbeitern nehmen die Erstellung von Neu- und Personalverträgen sowie die damit zusammenhängenden Vertragsprozesse eine immer anspruchsvollere Rolle im Unternehmen ein.

Zeitaufwendige Korrekturschleifen, mühsame Formatierungsfehler, Zeitverlust durch doppelte Informationseingabe aber auch der Wunsch nachhaltiger und umweltbewusster zu agieren, waren schlussendlich ausschlaggebend für die Automatisierung der deutschen Personalverträge.

Durch die Einführung einer HR Contract Automation wurde die Digitalisierung der Vertragsprozesse in der Personalabteilung weiter vorangetrieben. Personalmaßnahmen wie zum Beispiel Gehaltserhöhungen oder auch Stellenwechsel von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, wurden somit vereinfacht.

Zusammenfassend wurde die Lösung sehr gut aufgenommen und ist seit November 2020 im Einsatz. Ein besonderer Dank gilt den Kollegen der KWS und der Alight für die hervorragende Zusammenarbeit und überaus gute Teamleistung.

Andreas Nollau
Senior Associate HR Admin DACH

Mit dem Projektstart im August 2020 wurden Personalvorgänge definiert und analysiert. Diese basieren auf SharePoint Datenstrukturen. Für die Realisierung wurde bewusst auf den Einsatz von SharePoint Formularen verzichtet und die Entwicklung einer Power App angestrebt um die Abhängigkeit zu SharePoint so gering wie möglich zu halten.

Hierbei wurde ein Berechtigungskonzept, sowie ein mehrstufiger Freigabeprozess – basierend auf Power Automate in Kombination mit Microsoft Teams – implementiert. Durch die Erweiterung des Audit Logs konnte die Nachverfolgung und Zuordnung von Nutzeraktivitäten, wie zum Beispiel Genehmigungsprozesse, ermöglicht werden. Zur Dokumentengenerierung wurde das Partnerprodukt Dox42 hinzugezogen. Eine bedeutende Reduzierung der über 100 verschiedenen Vertragsvorlagen, konnte durch den Einsatz von Dox42 realisiert werden. Die Verwaltung der Vorlagen, wie zum Beispiel die Erfassung rechtlicher Änderungen, konnte somit erheblich vereinfacht werden.

Durch den Einsatz einer Power App können die einzelnen Komponenten der Power App bei Nutzung anderer Apps ebenfalls integriert und verwendet werden.

Mit der Verwirklichung von dynamischen Vorlagen können zu jeder Zeit neue Vorlagen ohne Entwicklungsaufwand erstellt und genutzt werden. Jede Personalmaßnahme wird bei der Erstellung dynamisch dem passenden Template zugeordnet. Bei der Definition einer neuen Personalmaßnahme kann somit innerhalb von wenigen Minuten eine weitere Vorlage hinzugefügt werden. Hieran anknüpfend wurden Regeln für Formularfelder realisiert, welche beispielsweiße die Bestimmung von Pflichtfeldern und die möglichen Eingaben regeln.