Viele Unternehmen profitieren von den unzähligen Vorteilen, welche die Power Platform bietet. Insbesondere Power BI ermöglicht es den Mitarbeitern Ihres Unternehmens, durch genaue Analysen fundierte Entscheidungen zu treffen. Jedoch kann es hier schnell unübersichtlich werden:

Wie viele Benutzer sind aktuell angelegt und wie viele davon sind Pro-Benutzer mit eingesetzten Lizenzen? In wie vielen Workspaces wird aktuell tatsächlich gearbeitet und wie viele sind eigentlich inaktiv?

Was zunächst nur nach einer organisatorischen Aufgabe klingt, hat jedoch auch durchaus kritischere Züge:

Erstellte Workspaces mit Premium-Features, welche nicht genutzt werden, können den Preis in exorbitante Höhen treiben und gegebenenfalls dringend benötigte Kapazitäten binden. 
Zusätzlich besteht auch noch die Möglichkeit eines Datenschutz-Verstoßes, welcher teure Folgen nach sich ziehen kann. 

Um die oben genannten Punkte zu umgehen, sollte ein wöchentlicher Report aller Nutzungsdaten in Form eines Dashboards erstellt werden. Dieser kann dann beispielsweise nach folgenden Kriterien gefiltert werden, die Ihnen einen besseren Überblick verschaffen:

Nicht genutzte Workspaces, Premium Workspaces ohne Daten, Workspaces ohne Nutzer, Nutzeraktivitäten.

Schritt-für-Schritt Anleitung

• Scripts erstellen, die auf Audit Log und Reporting API zugreifen, um Daten auszulesen
• Daten sinnvoll gegenüberstellen und in einem Dashboard visualisieren
• Deployment der Dataverse Tabellen durchführen
• Bereitstellung der Power BI Berichtsvorlagen
• Power BI Logs aus dem M365 Compliance Center auslesen und in Dataverse hinzufügen
• Dataverse Tabellen um die Daten aus der Power BI Service API anreichern
• Via PowerShell in das Dataverse schreiben
• Daten im Bericht zusammenführen und anschließend aufbereiten
• Automatisierung via Scheduler oder Azure Runbook, bestenfalls einmal täglich

Die oben beschriebene Methodik bildet die Grundlage für erfolgreiches Lifecycle Management rund um Power BI Workspaces und Berichte.

Zusammenfassend ermöglicht Power BI Usage Monitoring Unternehmen, ihre Power BI-Umgebung effektiver zu verwalten, Kosten zu senken, die Sicherheit zu verbessern, die Leistung zu optimieren und die Benutzererfahrung zu maximieren.

Durch die umfassende Überwachung und Analyse der Nutzung können Unternehmen datenbasierte Entscheidungen treffen und ihre Power BI-Investitionen optimal nutzen.