Modern Intranet & Secure Collaboration (intranet moderne et collaboration sécurisée)

Des systèmes de classement séparés, des processus de coordination complexes, et des recherches chronophages : comme de nombreuses autres entreprises, notre client Pieris Pharmaceuticals GmbH a rencontré ces problèmes.

Grâce à l’introduction du nouvel intranet sur Office 365, incluant SharePoint Online et Microsoft Teams en combinaison avec Alight Digital Workplace, ainsi que les solutions partenaires de Solutions2Share et Sintel, ces obstacles dans la routine de travail quotidienne ne sont plus qu’un lointain souvenir.

En raison de la forte croissance de l’entreprise de biotechnologie spécialisée dans l’immunothérapie, ayant des sites situés à Hallbergmoos et à Boston, des définitions et des règles claires sont devenues nécessaires pour la collaboration interne entre les différents sites, notamment avec les nombreux partenaires commerciaux et de recherche.

Les services Microsoft Cloud déjà utilisés offraient la liberté de travailler rapidement ensemble avec les possibilités d’auto-service pour la collaboration. Néanmoins, cela a laissé aux employés trop d’opportunités pour créer leurs propres structures, ce qui a résulté en de nombreux silos d’information. Les employés avaient du mal à avoir une vue d’ensemble de leurs tâches et rendez-vous.

Le projet « Pieris Intranet and Site Provisioning » a été mis en œuvre avec succès, avec Alight comme prestataire de services dans les domaines de la conception, de la réalisation, de la formation et de l’assistance.

« Des directives claires et une automatisation garantissent la sécurité de nos informations. Les employés reçoivent rapidement et facilement de nouvelles salles d’équipe avec la structure appropriée, ce qui a considérablement allégé la charge de travail de notre service informatique. Alight a adapté les services Cloud Microsoft à nos processus d’entreprise de manière optimale et nous a préparés au nouvel environnement de travail grâce à une formation et un accompagnement adéquats ».

Thomas Straßner
IT-Leiter bei Pieris

L’intranet de Pieris, avec son hub moderne et ses sites de communication, a été conçu avec SharePoint Online. Il offre des espaces individuels pour chaque département, qui sont affichés en permanence dans le Mega Menu d’Alight. La page d’accueil de l’intranet affiche les principales actualités, les salons commerciaux actuels et les évènements de recherche des différents départements ainsi que leurs contenus publiés.

La définition d’un vocabulaire commun pour l’indexation des documents, des réunions et des salles virtuelles représente une étape cruciale dans l’organisation et la simplification du système de classement commun.

Le produit partenaire d’Alight, Solution2Share Collaboration Manager, a été utilisé pour assurer le provisionnement basé sur des modèles de Microsoft Teams et de sites SharePoint pour des projets, des partenariats et des réunions, en prenant en charge leurs autorisations. Par ailleurs, deux autres modules centraux ont été mis en œuvre par Alight : le Méga Menu d’Alight pour une navigation structurée et facilement accessible et le Digital Workplace d’Alight pour assister chaque employé dans son travail quotidien.

Désormais, chaque employé bénéficie d’un espace de travail personnel, appelé « digital desk », qui lui permet de piloter son activité avec efficacité. Grâce à la gestion des tâches par groupe, le « Digital Workplace » fournit un aperçu complet de toutes les tâches, des documents récemment modifiés, des applications indispensables, des sites d’équipe ainsi que Microsoft teams.

Sous l’onglet « ME », vous pouvez gérer tous vos documents personnels, vos équipes, vos sites, vos applications et vos tâches. L’élément central est une liste de tâches consultable regroupant toutes les tâches et rendez-vous en cours provenant de Microsoft Planner, Outlook et SharePoint, pour toutes les équipes et tous les espaces SharePoint.

En résumé, le déploiement étendu de l’intranet Pieris et l’introduction du « Digital Workplace » en 2019 ont été des processus captivants et instructifs.

Comme rien n’entrave la communication inter-sites et à la collaboration sécurisée, y compris avec des partenaires externes, Pieris est en mesure de soutenir sa croissance internationale.