L’AOK est la plus grande caisse d’assurance maladie de Lower Saxony, avec environ 3 millions d’assurés.
Elle se distingue par l’excellence de son service, son vaste réseau d’agences et ses possibilités de consultation en ligne ou par téléphone.
Pour soutenir ses employés dans leur travail quotidien et leur permettre d’accéder à des documents et informations importants, l’AOK utilisait auparavant un intranet basé sur Microsoft SharePoint 2013. Au fil du temps, les exigences de l’AOK ont évolué, ce qui a conduit à la mise en œuvre d’un nouvel intranet moderne.
L’objectif de l’AOK était de migrer leur intranet existant basé sur SharePoint 2013 vers SharePoint 2019 tout en le transformant en une plateforme de gestion des connaissances. L’objectif était de tirer parti des connaissances accumulées par les employés pour les aider dans leur travail quotidien, notamment dans les interactions avec les clients. En collaboration avec l’équipe de projet d’Alight, les structures, la conception et la mise en page de l’intranet ont été redéfinies au cours de divers ateliers sur les besoins. Cela a conduit à la décision de développer le nouveau intranet en utilisant SharePoint 2019 Modern au lieu du classique pour mieux répondre aux exigences.
La décision d’utiliser SharePoint moderne s’est déjà avérée réussie, car elle nous permet de réagir beaucoup plus flexiblement aux ajustements internes et de mieux représenter les exigences. Les conseils compétents d’Alight ont été cruciaux à cet égard, nous sommes donc heureux d’avoir un intranet à l’avenir.
Doris Lungenstraß
Directeur Marketing AOK Niedersachsen
L’intranet de l’AOK était très structuré et hiérarchique. Il consistait en une collection de pages Web avec de nombreuses pages sous-jacentes. Toutefois, une solution moderne et prête au cloud exige une structure plate avec de nombreux groupements de sites Web et pas de sous-pages. En conséquence, une solution on-premise avec une nouvelle structure a été mise en œuvre ici, qui, comme le nouveau intranet, est déjà entièrement prête pour le cloud afin d’être bien positionnée pour une éventuelle transition ultérieure vers le cloud.
L’intranet a été divisé en trois secteurs principaux. Le premier domaine représente la structure organisationnelle. Le deuxième domaine principale est un domaine thématique où sont stockées toutes les informations pertinentes sur l’entreprise, l’assurance, les services et d’autres informations. Le troisième et dernier domaine principal est le domaine de collaboration pour un échange actif entre les employés.
Dans le développement de l’intranet, de nombreux modules additionnels différents ont été créés. Parmi eux, il y avait un méga-menu personnalisé, un web part pour changer les propriétés de la page, un centre de recherche, des favoris centralisés et personnalisables et des liens rapides, et de nombreux autres composants. Sur la base de ces données, l’intranet de l’AOK a été progressivement renforcé. Les nouvelles de l’AOK ont été divisées en nouvelles mondiales, nouvelles ministérielles et nouvelles locales, qui peuvent être affichées sur la page d’entrée.
Comme le MySite, une page où les employés peuvent se présenter, n’est disponible que dans la version classique dans SharePoint 2019, une page de profil personnalisée a été développée ici, donnant aux employés d’AOK la possibilité de présenter leurs profils dans un « look and feel » moderne.
Outre le développement du nouveau intranet, il y avait aussi des tâches supplémentaires. Tout d’abord, la ferme SharePoint 2019 a été mise en place dans l’environnement de test et de production. Deuxièmement, le contenu des pages a été presque complètement migré de l’intranet précédent vers le nouvel intranet, bien que les structures aient totalement changé. Des scripts personnalisés ont été utilisés à cette fin. En outre, un nouvel espace a été développé (Navigator Knowledge), qui aide les employés avec un guide de conversation pendant les discussions avec les clients.
En résumé, l’intranet AOK a été mis en œuvre avec succès grâce à une collaboration très bonne et agile dans le projet. Les tâches suivantes concernent le développement continu et le soutien de l’intranet.
En tant que premier projet majeur suite à l’introduction centrale d’une nouvelle identité d’entreprise, l’intranet d’AOK Niedersachsen peut maintenant briller dans le nouveau schéma de couleur verte.
