En tant que fournisseur de technologie leader dans l’impression 3D industrielle des métaux et des matières plastiques, EOS GmbH, fondée en 1989, est une entreprise active à l’international avec plus de 1 250 employés répartis dans sept centres technologiques à travers le monde.
Avec désormais 15 sites et un nombre croissant de partenaires et de clients, la collaboration représente un défi de plus en plus important. Une structure unifiée avec des responsabilités clairement définies et des réseaux mondiaux était essentielle.
L’introduction de Microsoft Teams a fourni une plateforme centrale pour les réunions, les chats, les notes, le partage de fichiers et la planification des tâches entre les différents sites, favorisant ainsi la communication et la collaboration en interne et en externe.
L’introduction rapide et agile de Microsoft Teams est remarquable. La phase de conceptualisation et de développement a duré environ deux mois, suivie d’une phase pilote de deux mois supplémentaires. La mise en service a eu lieu au moment idéal pour tout le monde, juste avant la phase à long terme du travail à domicile causée par la pandémie de COVID-19. Cela a grandement contribué à l’acceptation rapide de MS Teams.
Teams a été introduit juste avant la crise du COVID-19 et a grandement favorisé le travail virtuel à domicile. Les employés des différents départements impliqués dans le projet étaient très motivés pour adopter de nouveaux outils.
Alexander Kinast
Directeur des technologies de l’information au niveau mondial chez EOS
Au début du projet, des utilisateurs clés pilotes ont été définis, constitués de groupes et de contacts pilotes. Les sessions de formation ont servi de base à la collecte des besoins et à la création d’un concept fonctionnel. Par la suite, une vingtaine de salles d’équipe pilotes (150 utilisateurs pilotes) ont été créées. Par exemple, le département informatique est passé de tableaux manuels à des tableaux de portefeuille informatique et à des tableaux Kanban avec Planner. Les réunions sur l’état d’avancement des travaux sont désormais organisées par des équipes avec l’aide du planificateur, où les listes de contrôle correspondent à une « définition de ce qui est fait ».
Le cœur technique de la solution est un site SharePoint central pour le traitement des demandes dans Microsoft Teams et l’assistance aux utilisateurs en cas de questions. Les listes, les équipes et le planificateur ont été conçus ensemble, avec une tâche PowerShell utilisée pour générer les équipes et le planificateur. La génération personnalisée de MS Teams a été désactivée pour garantir la qualité et la clarté.
Pour la création automatisée de Microsoft Teams à l’aide de l’API graphique, une structure standardisée a été définie. L’intégration de MS OneNote en tant qu’onglet séparé, la création d’un MS Planner lié par équipe et la génération de buckets et de tâches standardisés, ainsi que MS Teams, constituent la base d’un processus holistique. L’identité de l’entreprise et la conception des pages SharePoint ont été personnalisées pour correspondre à EOS, ce qui a permis d’obtenir une apparence unifiée. Grâce à la méthodologie agile, MS Teams a été continuellement développé, ce qui a permis d’optimiser en permanence les processus.
Dans le cadre de la mise en œuvre technique du déploiement des équipes, les profils Azure AD des employés ont été complétés par des informations supplémentaires (par exemple, une photo). Les paramètres de sécurité pour Azure AD, MS Teams, OneDrive, SharePoint, ainsi que pour la collaboration avec des parties externes, ont été révisés et sécurisés par une authentification multifactorielle. Chaque étape a été étroitement coordonnée avec la protection des données, la sécurité de l’information et le comité d’entreprise.
Alight et EOS se sont attaqués ensemble à de nombreuses autres tâches et initiatives : Un concept de formation ainsi qu’un soutien pour les utilisateurs clés et les utilisateurs finaux ont été conçus. En outre, une plateforme de questions-réponses, un forum de discussion, ainsi que des vidéos et des présentations pratiques ont été mis à la disposition des utilisateurs afin de garantir une utilisation durable.
Un concept pour le fonctionnement et la manipulation de Teams a été développé. Dans le cadre d’un concept de communication, des articles de blog, des nouvelles, des mailings réguliers et d’autres documents ont été préparés conjointement.
Il convient de souligner l’excellent travail d’équipe entre tous les collègues d’EOS et d’Alight. Ce n’est qu’ensemble que le projet a pu être mis en œuvre avec autant d’efficacité, de succès et de rapidité.
