En tant qu’entreprise de sélection végétale et de biotechnologie, KWS SAAT SE & Co. KGaA, fondée en 1856, est la société mère du groupe KWS, spécialisé dans la production et la distribution de semences de betterave sucrière et de maïs, entre autres. Le groupe KWS est le quatrième producteur mondial de semences, employant plus de 5 300 collaborateurs qui se consacrent au financement de la recherche fondamentale et des activités de sélection pour l’ensemble des variétés de l’entreprise.
Face à la croissance du groupe, qui compte désormais 87 filiales et sociétés associées, ainsi qu’une clientèle, un réseau de partenaires et un effectif en constante augmentation, la création de nouveaux contrats de travail et la gestion des processus contractuels associés sont devenus de plus en plus exigeants pour l’entreprise.
Les boucles de correction chronophages, les erreurs de mise en forme fastidieuses, les pertes de temps dues aux saisies de données en double, ainsi que la volonté d’agir de manière plus durable et écologique, ont finalement été des facteurs déterminants pour l’automatisation des contrats de travail allemands.
La mise en place de l’automatisation des contrats RH a permis de franchir une nouvelle étape dans la digitalisation des processus contractuels au sein du service des ressources humaines. Les mesures RH, telles que les augmentations de salaire ou les changements de poste, ont ainsi été simplifiées.
En résumé, la solution a rencontré un franc succès et est utilisée depuis novembre 2020. Nous remercions tout particulièrement nos collègues de KWS et d’Alight pour leur excellente collaboration et leur remarquable travail d’équipe.
Andreas Nollau
Responsable administrativ RH Senior, zone Dach
Lors du lancement du projet en août 2020, les processus RH ont fait l’objet d’une définition et d’une analyse approfondies. Elles sont basées sur les structures de données SharePoint. Afin de limiter la dépendance à SharePoint, il a été décidé de faire l’impasse sur les formulaires SharePoint et d’opter plutôt pour le développement d’une Power App.
Dans ce cadre, un système d’autorisation et un workflow d’approbation en plusieurs étapes ont été mis en place à l’aide de Power Automate, en synergie avec Microsoft Teams. L’extension des journaux d’audit a permis le suivi et l’attribution des actions des utilisateurs, y compris les processus d’approbation. Pour la génération des documents, le produit partenaire Dox42 a été utilisé. L’utilisation de Dox42 a permis de réduire considérablement le nombre de modèles de contrats (plus de 100). Cela a considérablement simplifié la gestion des modèles, notamment la saisie des modifications juridiques.
Grâce aux Power Apps, il est possible de réutiliser et d’intégrer des composants individuels au sein d’autres applications.
En mettant en œuvre des modèles dynamiques, la création et l’utilisation de nouveaux modèles deviennent possibles à tout moment, sans intervention du service de développement. Lors de la création, chaque mesure RH est associée dynamiquement au modèle approprié. Lors de la définition d’une nouvelle mesure RH, l’ajout d’un nouveau modèle ne prend que quelques minutes. Des règles de gestion des champs de formulaire ont également été mises en place. Ces règles portent notamment sur la définition des champs obligatoires et les entrées autorisées.
