Infineon Technologies AG a implementat un sistem cuprinzător de management al reglementărilor, care controlează aprobarea și publicarea politicilor obligatorii în întreaga corporație. Cu documente clar structurate care sunt ușor de găsit în contextele lor de lucru respective, sistemul comunică eficient conținutul politicii. Noul sistem promovează conformitatea într-un mod eficient și îndeplinește cerințele complexe ale unei companii internaționale în creștere.
Sistemul de management al reglementărilor corporative constă din două procese principale: Primul proces implică crearea, aprobarea și publicarea unei politici, care este reprezentată din punct de vedere tehnic de o componentă a fluxului de lucru. Al doilea proces se referă la căutarea și găsirea politicilor publicate într-o bază de date centrală de reglementare, care necesită un motor de căutare puternic. Ambele procese pot fi reprezentate perfect folosind Microsoft SharePoint Server, care este utilizat pe scară largă la Infineon în diverse domenii.
Pentru o companie mare și poziționată la nivel global, cum e Infineon, este firesc să conducă procesele de afaceri electronic. Pentru a implementa numeroase fluxuri de lucru, compania a optat pentru dezvoltarea unui motor de flux de lucru personalizat bazat pe Microsoft SharePoint. Acceptarea ridicată a SharePoint de către utilizatori, precum și scalabilitatea și flexibilitatea acestuia, au fost factori decisivi. Noul flux de lucru privind reglementările corporative s-ar putea baza pe bazele puse de implementările anterioare.
Pentru a implementa funcționalitatea de căutare în baza de date de reglementare, a fost dezvoltată o interfață personalizată bazată pe căutarea SharePoint 2013. Această interfață permite utilizatorilor să caute atribute definite ale politicilor, precum și să efectueze căutări gratuite pentru termenii prezenți în conținutul politicilor.
Accentul principal în timpul implementării Sistemului de management al reglementărilor corporative a fost asigurarea pașilor necesari pentru crearea și aprobarea politicilor. Au fost luate în considerare trei tipuri diferite de documente de reglementare: politica principală, diverse traduceri ale acestei politici și documente suplimentare asociate. Toate cele trei tipuri trebuie nu numai create, ci și aprobate, modificate, revalidate și, dacă este necesar, retrase. În general, această cerință a dus la șapte fluxuri de lucru diferite, care sunt adesea similare în pași individuali, dar diferă în fluxul lor general.
Pentru rezolvarea acestei sarcini, a fost foarte avantajos să te poți baza pe motorul de flux de lucru special dezvoltat. Cu acest motor, procesele fluxului de lucru și elementele de interfață corespunzătoare pot fi configurate folosind liste SharePoint. În plus, oferă un management simplu și clar al drepturilor, suport multilingv și capabilități de raportare.
Separarea clară între crearea și aprobarea politicilor în motorul de flux de lucru, pe de o parte, și căutarea și găsirea politicilor în baza de date a reglementărilor, pe de altă parte, a fost o piatră de temelie a succesului proiectului.
Partenerul nostru de implementare Alight s-a remarcat printr-o abordare foarte transparentă și ne-a convins cu flexibilitate și calitate ridicate. Am putut realiza astfel proiectul în doar trei luni.
Chuay Peng Ng
IT project lead
