Infineon Technologies AG a mis en place un système complet de gestion de la réglementation, qui contrôle l’approbation et la publication de politiques contraignantes à l’échelle de l’entreprise. Grâce à des documents clairement structurés, faciles à trouver dans leurs contextes de travail respectifs, le système communique efficacement le contenu des politiques. Le nouveau système favorise la conformité de manière efficace et répond aux exigences complexes d’une entreprise internationale en pleine expansion.
Le Système de gestion de la réglementation des sociétés se compose de deux processus principaux : Le premier processus implique la création, l’approbation et la publication d’une politique, qui est techniquement représentée par une composante de flux de travail. Le deuxième processus concerne la recherche et la recherche de politiques publiées dans une base de données de réglementation centrale, ce qui nécessite un moteur de recherche puissant. Les deux processus peuvent être parfaitement représentés en utilisant Microsoft SharePoint Server, qui est largement utilisé chez Infineon dans divers domaines.
Pour une entreprise importante et positionnée à l’échelle mondiale comme Infineon, il est naturel de mener des processus d’affaires électroniquement. Pour mettre en œuvre de nombreux flux de travail, l’entreprise a choisi de développer un moteur de workflow personnalisé basé sur Microsoft SharePoint. L’acceptation élevée des utilisateurs de SharePoint, ainsi que son évolutivité et sa flexibilité, ont été des facteurs décisifs. Le nouveau flux de travail relatif à la réglementation des entreprises pourrait s’appuyer sur les bases posées par les mises en œuvre précédentes.
Pour mettre en œuvre la fonctionnalité de recherche dans la base de données de règlement, une interface personnalisée a été développée sur la base de la recherche SharePoint 2013. Cette interface permet aux utilisateurs de rechercher des attributs définis des politiques ainsi que d’effectuer des recherches gratuites sur les termes présents dans le contenu de ces politiques.
Au cours de la mise en œuvre du Système de gestion de la réglementation des sociétés, l’accent a été mis sur l’établissement des mesures nécessaires pour la création et l’approbation des politiques. Trois types différents de documents réglementaires ont été examinés : la politique principale, diverses traductions de cette politique et les documents complémentaires qui y sont associés. Les trois types doivent non seulement être créés, mais aussi approuvés, modifiés, révalidés et, si nécessaire, retirés. Dans l’ensemble, cette exigence a donné lieu à sept flux de travail différents, qui sont souvent similaires dans les étapes individuelles mais diffèrent dans leur flux global.
Pour résoudre cette tâche, il était très avantageux de pouvoir compter sur le moteur de workflow spécialement développé. Avec ce moteur, les processus de flux de travail et les éléments d’interface correspondants peuvent être configurés à l’aide de listes SharePoint. En outre, il dispose d’une gestion des droits simple et claire, d’un support multilingue et de capacités de reporting.
La distinction claire entre la création et l’approbation de politiques dans le moteur de flux de travail d’une part et la recherche et la localisation de politique dans la base de données des règlements d’autre part a constitué une pierre angulaire du succès du projet.
Notre partenaire de mise en œuvre, Alight, s’est distingué par une approche très transparente et nous a convaincus par une grande flexibilité et qualité. Nous avons réussi à réaliser le projet en seulement trois mois de cette façon.
Chuay Peng Ng
Chef de projet informatique
