Die Reimplementierung eines umfangreichen Portals zur Verwaltung von Richtlinien für den Konzern MAN SE mit seinen Teilkonzernen ist ein enormer und essentieller Schritt in Richtung Transparenz, Einhaltung der Richtlinien und eines einfachen sowie verlässlichen Inkraftsetzungsprozesses.
Mit dem Portal MAN House of Policies (HoP) gehören Informationsasymmetrien und eine schwierige sowie unübersichtliche Richtliniensteuerung der Vergangenheit an. Richtlinien werden dabei in bis zu 14 Sprachen zugänglich gemacht und auf lokale Gegebenheiten angepasst.
Mit dem House of Policies haben wir eine hervorragende Lösung für das Richtlinienmanagement der MAN-Gruppe geschaffen. Dank der maßgeschneiderten Umsetzung lässt es sich sehr effizient betreiben. Besonders erfreulich finde ich, dass wir von allen Nutzergruppen viel positives Feedback dafür bekommen.
Boris Fey
Projektleiter MAN SE
Die Migration des vorhandenen Altportals ins neue HoP stellte alle Beteiligten vor gemeinsame Herausforderungen. Der komplexe Inkraftsetzungsprozess und die verschiedenen Arten der Richtlinien mussten unternehmenskonform, benutzerfreundlich und anschaulich abgebildet werden. Hierzu gehören Konzernrichtlinien von MAN SE, Teilkonzernrichtlinien und Firmenrichtlinien. Die notwendige, aber umfangreiche Zustimmungskette musste entsprechend sichergestellt und eingehalten werden.
Für die Nutzerfreundlichkeit ist von Anfang an gesorgt. Bei der ersten Anmeldung im MAN HoP öffnet sich eine Einstellungsseite für die Zuordnung des Mitarbeiters zur entsprechenden Unternehmensrolle. Weiterhin wählt er seine bevorzugte Oberflächensprache sowie die bevorzugte Dokumentsprache. Zusätzlich lassen sich weitere Sprachen angeben, in der die Richtlinien angezeigt werden, wenn sie in der gewünschten Sprache nicht verfügbar sind.
Die Startseite ist zur besseren Übersicht recht schlank gehalten. Die News werden mit einem Slider angezeigt. Die Newsverwaltung ermöglicht das Einstellen der aktuellen News. Eine Suchfunktion durfte auf der Startseite ebenso nicht fehlen. Diese ermöglicht die Suche in „Meine Richtlinien“ oder in allen Richtlinien von MAN SE. Um die Suche einfach zu gestalten, sind Einschränkungen nach Typ (Konzern-, Teilkonzern-, Unternehmensrichtlinie), nach Regelungs- oder Geltungsbereich und nach Sprache durchführbar. Zusätzlich kann eine vordefinierte Suche gespeichert und gezielt aufgerufen werden. Der Administrator kann aus einer eigenen Suche eine öffentliche Suche machen, auf die jeder zugreifen kann.
Der Reiter „Meine Richtlinien“ gestattet die Sichtbarkeit aller Richtlinien, die für den Mitarbeiter gültig sind und vorher erfolgreich die notwendige Zustimmungskette durchlaufen haben. Desgleichen wurde auf eine logische Reihenfolge großen Wert gelegt. Zunächst sieht der Mitarbeiter alle Konzernrichtlinien, dann die Teilkonzernrichtlinien. Bei neutralen und redaktionelle Änderungen bleibt die Sichtbarkeit unangetastet. Bei der inhaltlichen Änderung einer Hauptversion bedarf es der Inkraftsetzung aller Leitungsorgane aus der Zustimmungskette. Bis dahin bleibt die geänderte Version für den Mitarbeiter nicht sichtbar.
Das HoP verfügt außerdem über eine Archivsuche mit allen Richtlinien, die aktuell gültig oder ungültig sind. Hierbei kann man nach einem bestimmten Zeitraum filtern und dadurch einsehen, welche Richtlinie für ein Unternehmen in der Vergangenheit gültig war.
Der Reporting-Bereich zeigt, wo bestimmte Richtlinien in den verschiedenen Teilkonzernen oder Unternehmen angesiedelt sind und ob eine Rückmeldung der Leitungsorgane bei der Inkraftsetzung einer Richtlinie erfolgt ist.
Die Benutzerberechtigung erfolgt filigran nach firmenspezifischem Rechtemanagement durch den Administrator. Für eine einfache Kommunikation ist eine Benutzerbenachrichtigung nach zugeteilter Rolle möglich.
Die umfangreiche Reimplementierung des MAN HoP war für beide Seiten ein spannender und lehrreicher Prozess. Die benutzerfreundlichere Oberfläche rundet das erfolgreiche Projekt ab und ermöglicht eine einfache und sichere Verwaltung sowie Einhaltung aller MAN Policies.
In einem sehr dynamischen Umfeld wurde stets flexibel und sehr kompetent auf Änderungswünsche des Fachbereichs reagiert und diese erfolgreich umgesetzt.
Gordon Petersen
IT Projektleiter
