La réimplantation d’un portail complet de gestion des politiques pour la société MAN SE et ses filiales est une étape importante et essentielle vers la transparence, le respect des politiques et un processus de mise en œuvre simple et fiable.
Avec le portail MAN House of Policies (HoP), les asymétries d’information et la gestion des politiques complexes et confuses sont des choses du passé. Les politiques sont disponibles dans jusqu’à 14 langues et adaptées aux exigences locales.
Avec la Maison des politiques, nous avons créé une excellente solution pour la gestion de la politique du Groupe MAN. Grâce à sa mise en œuvre sur mesure, il peut être exploité très efficacement. Je suis particulièrement heureux que nous ayons reçu beaucoup de commentaires positifs de tous les groupes d’utilisateurs.
Boris Fey
Chef de projet MAN SE
La migration du portail héritier existant vers le nouveau HOP a posé des défis communs à tous les participants. Le processus complexe d’élaboration des politiques et les différents types de politiques devaient être présentés d’une manière conforme aux normes de l’entreprise, facile à utiliser et attrayante sur le plan visuel. Il s’agit notamment des politiques de groupe de MAN SE, les politiques relatives aux sous-groupes et celles de l’entreprise. La chaîne d’homologation nécessaire mais étendue devait être assurée et respectée en conséquence.
La convivialité est assurée dès le départ. Lors de la première connexion à MAN HoP, une page de configuration s’ouvre pour que l’employé puisse s’assigner au rôle de l’entreprise approprié. En outre, ils choisissent leur langue d’interface préférée et la langue de document. En outre, ils peuvent spécifier des langues supplémentaires dans lesquelles les politiques seront affichées si elles ne sont pas disponibles dans la langue souhaitée.
La page d’entrée est maintenue mince pour une meilleure vue d’ensemble. Les nouvelles sont affichées à l’aide d’un diaporama. La fonctionnalité de gestion des nouvelles permet de publier des nouvelles actuelles. Une fonction de recherche est également fournie sur la page d’entrée. Cela permet de rechercher dans « Mes politiques » ou dans toutes les politiques de MAN SE. Pour simplifier la recherche, des restrictions peuvent être appliquées en fonction du type (Groupe, Sous-groupe, Politique de l’entreprise), de la réglementation ou de la portée et de la langue. En outre, une recherche prédéfinie peut être enregistrée et accédée spécifiquement. L’administrateur peut transformer une recherche personnalisée en une recherche publique accessible à tous.
L’onglet « Mes politiques » permet la visibilité de toutes les politiques qui sont valables pour l’employé et qui ont réussi à passer la chaîne d’approbation nécessaire. De même, l’accent a été mis sur une séquence logique. Initialement, l’employé voit toutes les politiques de groupe, suivies des politiques des sous-groupes. La visibilité reste inchangée pour les modifications neutres et éditoriales. Pour les modifications de fond à une version principale, l’approbation de tous les organes exécutifs de la chaîne d’homologation est requise. Jusqu’alors, la version modifiée reste invisible à l’employé.
Le HoP dispose également d’une recherche d’archives avec toutes les politiques, qu’elles soient actuellement valides ou non valides. Ici, les utilisateurs peuvent filtrer par une période de temps spécifique pour voir quelles politiques étaient valables pour une entreprise dans le passé.
La section de rapport affiche l’emplacement spécifique des politiques au sein des différents sous-groupes ou entreprises, ainsi que si des retours des membres de la comité de direction ont été reçus lors de la mise en œuvre d’une politique.
Les autorisations des utilisateurs sont bien gérées selon la gestion des droits spécifiques à l’entreprise par l’administrateur. Pour une communication facile, des notifications utilisateur basées sur les rôles attribués sont possibles.
La mise en œuvre de MAN HoP à grande échelle a été un processus passionnant et éclairant pour les deux parties. L’interface conviviale complète le succès du projet, permettant une gestion facile et sécurisée et le respect de toutes les politiques MAN.
Dans un environnement très dynamique, les changements demandés par le département des affaires ont toujours été réagis de manière flexible et avec une grande compétence, ce qui a abouti à une mise en œuvre réussie.
Gordon Petersen
Leader de projet informatique
