La capacité d’échanger des informations en interne comme en externe, avec les employés et les clients, constitue une clé importante du succès de KUMAVISION AG. Face à la nécessité d’un échange d’informations fluide entre collaborateurs et clients, la mise en place d’une solution de gestion de projet sur l’extranet semblait judicieuse. Cette solution permettrait de centraliser et de piloter l’ensemble des projets, de la planification initiale à la gestion des activités et au suivi des statuts. La connexion au système ERP interne joue un rôle crucial dans la gestion administrative et la facturation.
KUMAtarget, qui a été mis en œuvre sur la base de Microsoft SharePoint 2007, était la solution idéale pour répondre aux exigences de l’époque. Face à la croissance du nombre de clients et d’employés, l’ancienne plateforme a atteint ses limites. En conséquence, un travail efficace n’était plus possible. La solution retenue a été une nouvelle implémentation de KUMAtarget. Bénéficiant d’une architecture personnalisée basée sur Microsoft SharePoint 2013, cette nouvelle version établit de nouveaux standards pour l’utilisation de KUMAtarget.
L’architecture de KUMAtarget repose sur la création d’un site distinct (collection de sites) pour chaque client. Chacun de ces sites centralise ensuite la gestion des projets qui lui sont associés. Elle repose sur une structure solidement définie. Par exemple, lorsqu’un projet est créé, les rôles des utilisateurs sont automatiquement définis, un plan de projet est établi et des activités et des modèles de documents prédéfinis sont crées.
Sur la page d’accueil, l’utilisateur visualise un aperçu de ses activités en cours pour l’ensemble des clients. Le traitement des activités s’effectue via un formulaire spécialement conçu et mis en œuvre. Les heures consacrées aux activités peuvent être transférées vers le système ERP en quelques clics.
L’état d’avancement des activités et des projets est consultable via les tableaux de bord de la direction, de la gestion de projet et les cockpits personnels. Un système de feux tricolores visuels permet de visualiser l’état d’avancement en fonction de règles prédéfinies.
Grâce à la nouvelle architecture, la scalabilité et la maintenabilité sont améliorées. De plus, associée au nouveau formulaire d’activité, cette architecture permet un traitement des activités beaucoup plus rapide.
Près de 700 sites clients et plus de 115 000 activités représentent un défi énorme pour nos employés. KUMAtarget nous aide à accomplir ces tâches à temps chaque jour. Avec Alight, nous avons le bon partenaire à nos côtés.
Nicole Bergmann
Chef de projet
